Configurations de facturation et charges locatives

Les configurations de facturation permettent de définir comment les charges locatives sont classées et réparties entre les locataires. FairePlace s’appuie sur les catégories de charges et les clés de distribution, configurées au niveau de votre organisation, puis utilisées lorsque vous ajoutez un service facturable à un site ou une charge à un bail. Ce guide décrit ces notions et leur lien avec les services collectifs et les baux.

À quoi servent les catégories de charges et les clés de distribution

Les catégories de charges classent les charges locatives (Eau, Chauffage, Ascenseur, Parties communes, etc.) pour le suivi et la conformité. Les clés de distribution définissent comment une charge est répartie entre les locataires (par surface, par occupant, par millièmes, parts égales, etc.). Ensemble, elles permettent un calcul cohérent des charges et une facturation claire.

Catégories de charges

Les catégories sont définies au niveau de votre organisation (compte). Vous les retrouvez lorsque vous configurez un service collectif facturable (onglet Services d’un site) ou lorsque vous ajoutez une charge à un bail. Les types de catégories disponibles incluent notamment :

• Employé d’immeuble

• Maintenance

• Nettoyage

• Ascenseur

• Chauffage

• Eau

• Parties communes

• Taxes et impôts

• Équipements individuels

Chaque catégorie peut comporter un nom, une description, une référence juridique et un taux de récupération. Où les créer ou modifier dépend de votre interface : souvent dans les Paramètres du compte ou dans un espace dédié à la gestion des charges. Si vous ne voyez pas encore cette option, la configuration peut être gérée au niveau de l’organisation ; contactez le support si besoin.

Clés de distribution

Une clé de distribution indique comment répartir une charge entre plusieurs locataires. FairePlace propose les types de calcul suivants. Chaque clé est compatible avec certains modes de facturation (provision sur charges, forfait, relevé direct, dépense réelle) : le tableau ci-dessous récapitule les combinaisons autorisées.

Clé de distribution

Description

Modes de facturation compatibles

Surface

Répartition au m² (proportionnelle à la surface du logement)

Provision, Forfait

Occupants

Répartition par nombre d’occupants

Provision, Forfait

Consommation mesurée

Répartition selon les relevés de compteurs (eau, chauffage, etc.). Nécessite un compteur par logement.

Relevé direct, Provision (forfait non autorisé)

Nombre d’équipements

Répartition par nombre d’équipements concernés

Provision, Forfait

Millièmes

Répartition selon les tantièmes (copropriété)

Provision, Forfait

Parts égales

Répartition en parts égales entre les locataires

Provision, Forfait

Formule personnalisée

Règle de répartition spécifique définie par l’organisation

Provision, Forfait

Règle importante : si vous choisissez la clé Consommation mesurée, le mode de facturation doit être Relevé direct ou Provision. Le forfait n’est pas autorisé pour cette clé, car la répartition repose sur les relevés réels.

Les clés sont créées et modifiées au niveau de l’organisation (Paramètres ou espace dédié). Lorsque vous ajoutez un service facturable à un site, vous devez en choisir une comme clé de distribution par défaut ; elle servira au calcul automatique des charges locatives pour les baux rattachés à ce site.

Lien avec les services collectifs d’un site

Dans l’onglet Services d’un site (voir Services collectifs d’un site), tout service marqué facturable doit avoir une clé de distribution par défaut. Vous pouvez aussi lui associer une catégorie de service. Cette configuration est ensuite reprise lorsque vous ajoutez une charge liée à ce service sur un bail : la catégorie et la clé peuvent être préremplies pour calculer la répartition entre locataires.

Charges d’un bail

Lors de la création ou de la modification d’un bail de location, vous pouvez ajouter des charges (provisions sur charges, forfait, dépense réelle, relevé direct). Selon le type de bail et les options de votre compte, vous choisissez un service du site (si le bien est rattaché à un site avec des services facturables) et/ou une catégorie et une clé de distribution. Le montant et les périodes de facturation sont renseignés ; la clé détermine comment la charge est répartie si plusieurs locataires ou lots sont concernés.

FAQ

Où créer une nouvelle catégorie de charges ou une clé de distribution ?

Dans l’interface FairePlace, les catégories et les clés sont gérées au niveau de votre organisation. Consultez les Paramètres du compte ou l’espace dédié à la gestion des charges. Si l’option n’apparaît pas encore, elle peut être réservée à certains types de comptes ; le support peut vous indiquer la marche à suivre.

Quelle clé utiliser pour l’eau collective ?

L’eau collective est souvent répartie par consommation mesurée (relevés des compteurs) ou par surface si aucun relevé n’est disponible. Choisissez une clé de distribution adaptée (ex. « Eau – consommation » ou « Eau – surface ») lors de la configuration du service « Eau » sur le site.

Puis-je utiliser une même clé pour plusieurs services ?

Oui. Une clé de distribution peut être utilisée par plusieurs services (ex. « Parts égales » pour l’antenne TV et l’interphone). Chaque service facturable doit toutefois avoir une clé par défaut assignée.

Voir aussi : Services collectifs d’un site | Créer et gérer vos sites immobiliers | Créer un bail de location en ligne