Charges locatives 2026 : liste, calcul et régularisation
Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ? Comment calculer les provisions et procéder à la régularisation annuelle ? Guide complet avec la liste du décret 87-713.
- Liste exhaustive du décret 87-713 (8 catégories)
- Provisions, forfait et régularisation annuelle expliqués
- Conforme Loi Alur. Quittances détaillées avec FairePlace
- 75 % Part moyenne des charges de copropriété récupérables sur le locataire via le décret 87-713.
- 25-30 % Part moyenne des charges dans le coût total du logement pour le locataire.
- 12 mois Périodicité maximale entre deux régularisations. Obligation légale pour les baux à provisions.
- 3 ans Délai de prescription. Au-delà, le bailleur ne peut plus réclamer les arriérés de charges.
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Qu'est-ce que les charges locatives ?
Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, sont les dépenses engagées par le propriétaire pour le logement et ses parties communes, qu'il peut légalement répercuter sur le locataire. Elles couvrent principalement les frais liés aux services collectifs, à l'entretien courant et aux taxes locatives.
Le cadre juridique est défini par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui liste exhaustivement les charges que le bailleur peut récupérer. Toute charge non mentionnée dans ce décret reste à la charge exclusive du propriétaire. Cette liste est limitative : le bailleur ne peut pas y ajouter de postes de dépenses par une clause du bail.
Il ne faut pas confondre les charges locatives avec le loyer. Le loyer est la contrepartie de la jouissance du logement, tandis que les charges correspondent à des dépenses réelles et justifiées. Le bailleur doit pouvoir fournir les justificatifs au locataire sur simple demande.
Liste complète des charges récupérables (décret 87-713)
Le décret 87-713 organise les charges récupérables en huit catégories principales. Voici le détail de chaque catégorie avec les postes de dépenses autorisés.
| Catégorie | Exemples de charges récupérables |
|---|---|
| Ascenseurs et monte-charge | Électricité, entretien courant, menues réparations (pièces d'usure), contrat d'entretien, inspection |
| Eau froide, eau chaude, chauffage | Consommation d'eau, entretien compteurs, produits de traitement, combustible chauffage collectif, entretien chaudière collective, ramonage |
| Installations individuelles | Entretien chauffe-eau, robinetterie, remplacement joints, entretien compteurs individuels |
| Parties communes intérieures | Électricité, fournitures d'entretien (balais, ampoules), entretien minuteries, nettoyage, tapis, désinsectisation |
| Espaces extérieurs | Entretien voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts (taille, arrosage), aires de jeux |
| Hygiène | Fournitures consommables (sacs poubelles, produits d'hygiène), entretien des vide-ordures, dératisation |
| Équipements divers | Ventilation mécanique, interphones, digicode, antenne collective, protection incendie (extincteurs) |
| Taxes et redevances | Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), redevance d'assainissement, balayage |
La taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB), codifiée aux articles 1380 et suivants du Code général des impôts, est à la charge exclusive du bailleur et ne peut JAMAIS être refacturée au locataire (article 4 g de la loi du 6 juillet 1989 : clause réputée non écrite). Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui figure sur le même avis d'imposition mais constitue une taxe distincte (article 1521 du CGI), est récupérable dans sa totalité, déduction faite de la part correspondant aux frais de gestion retenus par l'administration fiscale (8 % en général). Le bailleur doit donc isoler la TEOM du reste de l'avis et ne refacturer que ce montant net.
Provisions sur charges vs forfait de charges
Il existe deux modes de gestion des charges locatives, selon le type de bail.
Provisions sur charges
Le locataire verse chaque mois un montant provisionnel en plus du loyer. Ce montant est estimé sur la base des charges réelles de l'année précédente. Une régularisation annuelle est obligatoire : le bailleur compare les provisions versées aux charges réelles et rembourse le trop-perçu ou demande un complément.
Forfait de charges
Pour les baux meublés, le bailleur peut opter pour un forfait de charges. Le locataire paie un montant fixe chaque mois, sans régularisation annuelle. Le forfait doit être évalué de manière réaliste au regard des charges réelles. Il n'est pas révisable en cours de bail.
Les provisions nécessitent une comptabilité précise et une régularisation annuelle (obligation légale). Le forfait simplifie la gestion mais ne permet pas d'ajuster le montant si les charges augmentent. En colocation avec bail individuel, le forfait est obligatoire. Le montant des provisions est souvent revu lors de la révision annuelle du loyer via l'IRL.
Régularisation annuelle des charges : procédure complète
La régularisation des charges est une obligation légale pour les baux à provisions sur charges. Le bailleur doit comparer le total des provisions encaissées avec le total des charges réelles de l'exercice.
Rassemblez les justificatifs
Collectez toutes les factures, relevés de charges de copropriété, avis d'imposition (TEOM), relevés de compteurs. Conservez-les pendant 3 ans minimum.
Calculez les charges réelles
Totalisez les charges récupérables pour l'exercice concerné. Excluez les charges non récupérables (grosses réparations, honoraires syndic, etc.).
Comparez avec les provisions versées
Additionnez les provisions mensuelles encaissées sur la période. Calculez la différence : charges réelles moins provisions versées.
Envoyez le décompte au locataire
Adressez un décompte détaillé par nature de charges, au moins 1 mois avant la date d'exigibilité du solde. Le locataire a le droit de consulter les justificatifs pendant 6 mois.
Procédez à l'ajustement
Si les charges réelles dépassent les provisions : demandez le complément. Si les provisions dépassent les charges : remboursez le trop-perçu, en général par déduction sur le prochain loyer.
La régularisation doit intervenir au moins une fois par an. Le délai de prescription est de 3 ans : au-delà, le bailleur ne peut plus réclamer les arriérés de charges au locataire. Si la régularisation intervient plus d'un an après l'exigibilité, le locataire peut demander un étalement du paiement sur 12 mois.
Régularisation des charges après le départ du locataire
Lorsque le locataire quitte le logement avant la régularisation annuelle, le bailleur peut retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en provision sur les charges, en attendant l'arrêté des comptes de copropriété (Art. 22 Loi 89-462).
Le solde du dépôt de garantie (les 80 % restants) doit être restitué dans le délai légal : 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme, 2 mois en cas de dégradations. La retenue de 20 % est restituée dans le mois qui suit l'approbation des comptes de copropriété.
Si le bailleur ne régularise pas les charges dans les 3 ans suivant le départ, la prescription s'applique et le locataire ne peut plus se voir réclamer de complément. En pratique, il est conseillé de régulariser au plus vite pour éviter les litiges.
Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du propriétaire
Certaines dépenses liées à l'immeuble ou au logement ne sont pas récupérables sur le locataire, même si elles figurent dans les charges de copropriété. Le propriétaire doit les supporter seul :
- Grosses réparations : (article 606 du Code civil) : toiture, ravalement, remplacement d'ascenseur, réfection de la plomberie générale
- Honoraires du syndic : les frais de gestion du syndic ne sont pas récupérables
- Assurance PNO : l'assurance Propriétaire Non Occupant, obligatoire en copropriété pour tout bailleur depuis la loi ALUR (art. 9-1 de la loi du 10 juillet 1965), couvre la responsabilité civile du propriétaire et les dommages au logement
- Frais de procédure : honoraires d'avocat, frais de contentieux
- Travaux d'amélioration : mise aux normes, isolation, remplacement de fenêtres
- Taxe foncière : sauf la TEOM qui en est extraite et reste récupérable
- Fonds de travaux : les provisions au fonds de travaux obligatoire (loi Alur) ne sont pas récupérables
- Frais de gestion locative : si vous passez par une agence, les honoraires sont à votre charge
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Provisions intégrées au bail
Les provisions pour charges sont définies dans le bail conforme Loi Alur. Le montant apparait sur chaque quittance, séparé du loyer. Calcul basé sur les charges réelles.
Voir la génération de bailQuittances détaillées
Chaque quittance mentionne le loyer, les provisions pour charges et le total. PDF/A archivé pour preuve légale. Envoi automatique au locataire chaque mois.
Voir les quittancesÉtat des lieux relié aux charges
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Questions fréquentes sur les charges locatives
Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ?
Les charges récupérables sont listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : entretien des parties communes (nettoyage, ampoules, électricité commune), eau froide et eau chaude, chauffage collectif, ascenseur (consommation et entretien courant), espaces verts, taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), entretien des équipements collectifs (interphone, antenne TV). Cette liste est limitative et d'ordre public : aucune clause du bail ne peut y ajouter de postes.
Quelles charges restent à la charge du propriétaire ?
Ne sont pas récupérables sur le locataire : les grosses réparations (toiture, ravalement, remplacement de chaudière ou d'ascenseur), les honoraires du syndic de copropriété, l'assurance propriétaire non-occupant (PNO), les travaux d'amélioration, la taxe foncière (hors TEOM), le fonds de travaux obligatoire (loi ALUR puis ELAN) et les frais de gestion locative. Toute charge hors du décret 87-713 reste au bailleur.
Quand se fait la régularisation annuelle des charges ?
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins une fois par an. Le bailleur compare les provisions encaissées aux charges réelles, puis envoie un décompte détaillé par nature au locataire au moins un mois avant l'exigibilité du solde. Les pièces justificatives (relevé de copropriété, factures, avis TEOM) doivent être tenues à disposition pendant 6 mois après l'envoi du décompte.
Comment calculer le montant des provisions sur charges ?
La provision mensuelle se base sur les charges récupérables réelles de l'exercice précédent (relevé de copropriété ou factures). Total annuel des charges récupérables ÷ 12 = provision mensuelle. Pour un premier bail sans historique, l'estimation s'appuie sur le budget prévisionnel de copropriété. La provision n'est pas un forfait : elle doit refléter une dépense réelle attendue, sans surévaluation.
Que faire si les provisions versées étaient trop élevées ?
Si les provisions encaissées dépassent les charges réelles de l'exercice, le bailleur restitue le trop-perçu au locataire. En pratique, le remboursement se fait soit par déduction sur le loyer suivant, soit par virement bancaire. Le décompte doit faire apparaître clairement la position créditrice du locataire. Cette restitution est un droit du locataire, jamais une faveur du bailleur.
Combien de temps a-t-on pour réclamer un solde de charges ?
Le délai de prescription est de 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, introduit par la Loi Alur). Au-delà, le bailleur ne peut plus réclamer un arriéré de charges au locataire. Si la régularisation intervient plus d'un an après l'exigibilité, le locataire peut demander un étalement de paiement sur douze mois.
Que faire si le locataire conteste les charges ?
Le locataire peut consulter les pièces justificatives (factures, relevé de copropriété, contrats d'entretien, avis TEOM) au domicile du bailleur ou de son mandataire pendant 6 mois suivant l'envoi du décompte (article 23 de la loi de 1989). En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation (CDC, article 20 de la loi du 6 juillet 1989) est saisie gratuitement avant tout contentieux. Le juge des contentieux de la protection statue en dernier recours.
Le syndic doit-il fournir les justificatifs au bailleur ?
Oui. En copropriété, le syndic transmet chaque année au copropriétaire bailleur le relevé individuel des charges, ventilées par nature. Ce relevé sert de base à la régularisation auprès du locataire. Le bailleur peut aussi demander les factures détaillées sous-jacentes pour répondre à une demande de consultation du locataire. Le syndic est tenu de les conserver pendant 10 ans.
Charges en copropriété ou bail individuel : quelles différences ?
En copropriété, les charges récupérables se calculent à partir du relevé annuel du syndic, ventilé par nature et par lot. En location d'une maison individuelle ou d'un logement hors copropriété, le bailleur calcule directement à partir de ses propres factures (eau, chauffage, entretien). Dans les deux cas, le décret 87-713 fixe la liste exhaustive : la nature du logement n'élargit jamais le champ des charges récupérables.
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