État des Lieux PDF : Modèle Gratuit, Mentions Obligatoires et Guide Complet 2026

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux est un document écrit qui décrit l’état d’un logement loué à un instant donné. Il est rendu obligatoire par l’article 3-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Ce document doit être établi lors de la remise des clés (entrée) et lors de leur restitution (sortie).

L’état des lieux a une double fonction juridique. Il protège le locataire en prouvant l’état du logement au moment de son emménagement, et il protège le propriétaire en permettant de constater d’éventuelles dégradations à la sortie. Sans ce document, c’est le locataire qui est présumé avoir reçu le logement en bon état (article 1731 du Code civil), ce qui peut lui être défavorable.

L’état des lieux doit être réalisé de manière contradictoire, c’est-à-dire en présence des deux parties (bailleur et locataire) ou de leurs représentants. Il doit être établi à l’amiable et de manière objective. Chaque partie en reçoit un exemplaire original ou une copie conforme.

Le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 a précisé les règles applicables et fixé le contenu minimal obligatoire de l’état des lieux. Ce texte s’applique à tous les baux d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989 : locations nues, meublées, baux mobilité et colocations.

État des lieux d’entrée : mentions obligatoires

Le décret n°2016-382 impose un contenu minimal pour l’état des lieux d’entrée. Toute omission peut fragiliser le document en cas de litige. Voici les mentions que votre état des lieux PDF doit impérativement comporter :

• Type de constat : préciser qu’il s’agit d’un état des lieux d’entrée
• Date de réalisation de l’état des lieux
• Adresse complète du logement (numéro, rue, code postal, ville, étage, numéro d’appartement le cas échéant)
• Nom et domicile (ou siège social) du bailleur et du locataire
• Nom et domicile des mandataires éventuels (agence immobilière, gestionnaire)
• Relevés des compteurs individuels d’énergie et d’eau : index eau froide, eau chaude, électricité et gaz au moment de la remise des clés
• Détail des clés remises : nombre, type (porte d’entrée, boîte aux lettres, cave, garage, etc.)
• Description précise de chaque pièce : état des sols, murs, plafonds, menuiseries, équipements (volets, prises, interrupteurs, robinetterie, etc.)
• Observation de l’état des éléments : très bon, bon, état d’usage, mauvais
• Signatures des deux parties (ou de leurs représentants)

Le locataire dispose d’un droit de complément important : pendant les 10 premiers jours suivant la réalisation de l’état des lieux d’entrée, il peut demander au bailleur de compléter le document par lettre recommandée. Pour le chauffage, ce délai est étendu au premier mois de la période de chauffe. C’est un droit essentiel pour signaler un défaut non remarqué le jour de l’emménagement.

État des lieux de sortie : les règles

L’état des lieux de sortie est réalisé lors de la restitution des clés par le locataire. Il reprend la même structure que l’état des lieux d’entrée et permet de comparer l’état du logement entre l’arrivée et le départ du locataire.

La comparaison entre les deux documents est déterminante pour le sort du dépôt de garantie. Trois situations sont possibles :

• Aucune dégradation constatée : le dépôt de garantie doit être restitué intégralement dans un délai d’un mois à compter de la remise des clés
• Dégradations constatées : le bailleur peut retenir tout ou partie du dépôt de garantie, à condition de justifier les sommes retenues (devis ou factures). Le délai de restitution est alors de deux mois
• Usure normale (vétusté) : les dégradations résultant de l’usage normal du logement ne sont pas imputables au locataire. Le bailleur ne peut rien retenir pour de la peinture défraîchie après 7 ans d’occupation, par exemple

La distinction entre usure normale et dégradation est souvent source de conflit. La loi ALUR de 2014 a introduit la possibilité d’appliquer une grille de vétusté annexée au bail. Cette grille fixe, pour chaque élément du logement, une durée de vie théorique et un taux d’abattement annuel. Par exemple, une moquette a une durée de vie de 7 ans : après 7 ans, son remplacement est intégralement à la charge du bailleur, même si elle est abîmée.

Modèle d’état des lieux PDF gratuit

Un bon modèle d’état des lieux PDF doit inclure toutes les mentions obligatoires du décret n°2016-382, être structuré pièce par pièce et prévoir des cases pour noter l’état de chaque élément (sols, murs, plafonds, équipements). Il doit également comporter un espace pour les relevés de compteurs, la liste des clés remises et les signatures.

Les modèles PDF téléchargeables en ligne sont souvent incomplets ou obsolètes. Ils ne permettent pas non plus d’intégrer des photos, alors qu’une documentation visuelle renforce considérablement la valeur probante du document en cas de litige.

Avec FairePlace, l’état des lieux est généré automatiquement au format PDF conforme au décret n°2016-382. L’application vous guide pièce par pièce, permet d’ajouter des photos horodatées pour chaque observation, et produit un document signé électroniquement par les deux parties. Le PDF est archivé dans votre espace et accessible à tout moment.

État des lieux numérique vs papier

Depuis le décret n°2016-382 du 30 mars 2016, l’état des lieux peut être établi sous forme numérique (tablette, smartphone, application) à condition que chaque partie puisse en recevoir un exemplaire ou y avoir accès. Le format dématérialisé est donc pleinement valable juridiquement.

Critère	Papier	Numérique
Validité juridique	Oui	Oui (décret 2016-382)
Photos intégrées	Difficile (annexes séparées)	Intégrées et horodatées
Risque de perte	Élevé	Archivage cloud sécurisé
Modification après coup	Possible (risque de fraude)	Verrouillé par signature électronique
Envoi aux parties	Courrier ou scan	Immédiat par email/lien
Coût	Impression, déplacement	Gratuit ou inclus dans l’abonnement
Signature	Manuscrite	Électronique (valeur probante eIDAS)

Le format numérique présente des avantages décisifs : les photos horodatées constituent une preuve irréfutable de l’état du logement, la signature électronique garantit l’intégrité du document, et l’archivage automatique évite toute perte. C’est pourquoi de plus en plus de propriétaires et de gestionnaires passent au numérique pour leurs états des lieux.

Que faire en cas de désaccord ?

Si le bailleur et le locataire ne parviennent pas à réaliser l’état des lieux à l’amiable, ou s’ils sont en désaccord sur le constat, plusieurs recours existent :

Recours à un commissaire de justice (huissier)

Chaque partie peut faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier) pour établir l’état des lieux. Celui-ci réalise un constat objectif et incontestable. Le coût est réglementé et partagé par moitié entre le bailleur et le locataire. Les tarifs sont fixés par arrêté : ils varient de 132 € à 231 € selon la surface du logement (hors frais de déplacement et TVA).

L’intervention d’un commissaire de justice est particulièrement recommandée lorsque les relations entre les parties sont tendues ou lorsque le logement présente des enjeux financiers importants (dépôt de garantie élevé, nombreuses réparations potentielles).

Commission départementale de conciliation

En cas de litige persistant après l’état des lieux (retenues injustifiées sur le dépôt de garantie, contestation des dégradations), le locataire ou le bailleur peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC). Cette procédure est gratuite et permet souvent de trouver un accord sans passer par le tribunal. À défaut d’accord, le tribunal judiciaire peut être saisi.

Conseils pratiques pour un état des lieux réussi

Que vous soyez propriétaire ou locataire, voici les bonnes pratiques pour un état des lieux efficace et incontestable :

Pour le propriétaire (bailleur)

• Réalisez l’état des lieux en plein jour : la luminosité naturelle permet de mieux voir les détails (fissures, taches, rayures)
• Prenez des photos systématiquement : chaque pièce, chaque équipement, les compteurs, les clés remises. Les photos horodatées sont vos meilleures alliées en cas de litige
• Utilisez une grille de vétusté : annexée au bail, elle objectivise la distinction entre usure normale et dégradation
• Vérifiez le fonctionnement des équipements : robinets, prises, volets, interphone, chauffage, VMC, chauffe-eau
• Relevez tous les compteurs : eau froide, eau chaude, électricité, gaz — notez les index précis

Pour le locataire

• Ne signez jamais dans la précipitation : prenez le temps d’inspecter chaque pièce attentivement
• Notez le moindre défaut : une rayure, une tache, un joint défectueux, un volet qui coince. Ce qui n’est pas noté est présumé en bon état
• Utilisez votre droit de complément : vous avez 10 jours après l’entrée pour signaler des défauts non remarqués le jour J
• Conservez votre exemplaire : il sera indispensable à la sortie pour comparer et récupérer votre dépôt de garantie intégralement
• Prenez vos propres photos : elles complètent utilement l’état des lieux écrit

Questions fréquentes sur l’état des lieux