Régularisation des charges locatives 2026 : Délai, calcul et modèle

Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions pour charges versées par le locataire avec les charges réellement engagées. Cette obligation est prévue par la loi du 6 juillet 1989, article 23, qui encadre les rapports locatifs pour les logements d’habitation.

Chaque mois, le locataire verse au bailleur une provision pour charges en plus du loyer. Cette provision est une estimation basée sur les charges de l’année précédente ou le budget prévisionnel de la copropriété. Une fois par an, le bailleur doit comparer le total des provisions versées au montant réel des charges récupérables.

Si le locataire a trop payé (provisions > charges réelles), le bailleur doit rembourser le trop-perçu. Si les provisions sont insuffisantes (provisions < charges réelles), le bailleur peut demander un complément au locataire. Cette opération doit être transparente et documentée.

L’obligation annuelle : ce que dit la loi

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de procéder à la régularisation des charges au moins une fois par an. Le bailleur doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges, ainsi que le mode de répartition entre les logements de l’immeuble (tantièmes, clés de répartition).

Le bailleur doit également mettre à disposition du locataire les pièces justificatives pendant un mois à compter de l’envoi du décompte. En copropriété, il s’agit des relevés de charges du syndic. Pour une maison individuelle, ce sont les factures directes (eau, entretien, etc.).

• Fréquence : au moins une fois par an, idéalement dans les 6 mois suivant la clôture des comptes de copropriété
• Document obligatoire : décompte détaillé par nature de charges avec le mode de répartition
• Justificatifs : à tenir à disposition du locataire pendant 1 mois après l’envoi du décompte
• Communication : envoi par courrier simple ou email (pas de recommandé obligatoire, mais recommandé en pratique)

Le délai de régularisation : 1 an après la clôture

Le bailleur dispose d’un délai raisonnable pour régulariser les charges après la clôture des comptes de copropriété (ou après l’exercice comptable pour un immeuble en monopropriété). En pratique, la jurisprudence considère qu’un délai de 1 an après la clôture est raisonnable.

Que se passe-t-il en cas de retard ? Si le bailleur régularise avec plus d’un an de retard, il conserve le droit de réclamer le complément de charges (dans la limite de la prescription de 3 ans). Cependant, le locataire peut demander un étalement du paiement sur 12 mois si la régularisation intervient plus d’un an après la date d’exigibilité (article 23, alinéa 9 de la loi de 1989, modifié par la loi ALUR de 2014).

Cette règle protège le locataire contre les régularisations tardives portant sur des montants importants. En pratique, le bailleur a tout intérêt à régulariser rapidement pour éviter les mauvaises surprises (pour les deux parties).

Comment calculer la régularisation

Le calcul est simple en théorie, mais requiert de disposer des bons chiffres. Voici la méthode étape par étape :

Exemple chiffré : le locataire a versé 1 800€ de provisions sur l’année. Les charges réelles récupérables s’élèvent à 1 650€. Différence : 1 800 – 1 650 = 150€ de trop-perçu. Le bailleur doit rembourser 150€ au locataire (en général en déduction du prochain loyer).

Trop-perçu vs complément : les deux cas de figure

Situation	Qui doit à qui	Modalités
Provisions > Charges réelles	Bailleur rembourse le locataire	Déduction sur le prochain loyer ou virement
Provisions < Charges réelles	Locataire paie le complément	Payable immédiatement ou sur 12 mois si retard > 1 an
Provisions = Charges réelles	Aucun ajustement	Bonne estimation des provisions !

Lorsque le locataire doit un complément, celui-ci est exigible immédiatement. Cependant, en pratique, un bailleur avisé propose un étalement sur 2-3 mois pour les montants importants, afin de maintenir une bonne relation locative. Si la régularisation intervient plus d’un an après la date d’exigibilité, le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois (droit prévu par la loi ALUR).

Pour le trop-perçu, le remboursement se fait généralement en déduisant le montant du prochain loyer. Si le locataire quitte le logement, le trop-perçu est déduit du solde de tout compte ou remboursé avec le dépôt de garantie.

Documents à fournir au locataire

La loi impose au bailleur une obligation de transparence. Voici les documents que vous devez fournir ou mettre à disposition :

• Décompte de charges : document récapitulatif détaillant chaque poste de charges (eau, ascenseur, chauffage, entretien parties communes, etc.) avec le montant réel et la quote-part du locataire
• Mode de répartition : explication des tantièmes ou de la clé de répartition utilisée pour calculer la part du locataire
• Résultat de la régularisation : différence entre provisions versées et charges réelles, avec le montant à rembourser ou à payer
• Pièces justificatives : factures, relevés du syndic, contrats d’entretien — à tenir à disposition pendant 1 mois après envoi du décompte
• Rappel des provisions mensuelles : montant des nouvelles provisions ajustées pour l’année suivante (si modification)

Le locataire a le droit de consulter les justificatifs pendant un mois à compter de l’envoi du décompte. En pratique, vous pouvez les envoyer par email ou proposer une consultation sur rendez-vous. Le refus de communiquer les justificatifs peut être sanctionné par le juge.

Prescription : le délai de 3 ans

L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 fixe un délai de prescription de 3 ans pour les actions en paiement de charges locatives. Concrètement, le bailleur ne peut pas réclamer au locataire des charges datant de plus de 3 ans, même s’il n’a jamais procédé à la régularisation.

Ce délai s’applique dans les deux sens : le locataire ne peut pas non plus réclamer un trop-perçu de charges datant de plus de 3 ans. En pratique, cette prescription protège surtout le locataire contre les régularisations tardives portant sur plusieurs années.

Conseil : régularisez chaque année dès que les comptes de copropriété sont clôturés (généralement en avril-juin). Vous éviterez ainsi les accumulations de charges impayées et les litiges liés à la prescription.

Charges récupérables : quelles charges sont concernées ?

Seules les charges récupérables (ou charges locatives) peuvent être répercutées sur le locataire. La liste exhaustive est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elle comprend trois grandes catégories :

• Services liés au logement et à l’immeuble : ascenseur (électricité, entretien, inspection), eau froide et eau chaude, chauffage collectif, entretien des parties communes (ménage, éclairage), entretien des espaces verts
• Taxes et redevances : Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM), redevance d’assainissement, taxe de balayage
• Réparations locatives et petit entretien : certains contrats d’entretien (chaudière, VMC), menues réparations des parties communes

Ne sont PAS récupérables : les frais de syndic (honoraires du gestionnaire de copropriété), les travaux de gros entretien (ravalement, toiture), les assurances de l’immeuble (hors quote-part locataire si prévue au bail), la taxe foncière (hors TEOM).

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